- L’e-mail convient aux petits volumes, mais disperse les remarques et rend la version validée incertaine.
- Les outils de transfert envoient les fichiers lourds, sans annotations ni validation.
- Les commentaires PDF permettent d’annoter, pas de suivre les versions ni de prouver l’accord.
- Un logiciel de BAT réunit envoi, annotations, versions et preuve de validation.
Les quatre méthodes en un coup d’œil
| E-mail + PDF | Transfert de fichiers | Commentaires PDF | Logiciel de BAT | |
|---|---|---|---|---|
| Fichiers lourds | Limités par la messagerie | Oui | Selon l’envoi | Oui |
| Remarques sur la page | Non, dans le texte de l’e-mail | Non | Oui | Oui |
| Plusieurs relecteurs | Réponses éparpillées | Non | Un fichier par relecteur | Remarques réunies |
| Suivi des versions | Manuel | Manuel | Manuel | Automatique |
| Validation d’une version précise | Incertaine | Non | Incertaine | Oui, figée |
| Preuve en cas de litige | Faible à moyenne | Faible | Faible | Forte : version, empreinte, identité, date |
| Relances | À la main | À la main | À la main | Automatiques |
| Coût | Gratuit | Gratuit ou abonnement | Gratuit ou licence | Abonnement, parfois offre gratuite |
1. Le BAT par e-mail
On exporte un PDF, on l’attache à un e-mail, le client répond « OK » ou liste ses corrections. C’est simple et chacun sait faire. Les difficultés apparaissent avec le volume : remarques du type « le texte en haut à droite, page 3 », plusieurs personnes qui répondent chacune de leur côté, transferts internes chez le client, pièces jointes trop lourdes. Et surtout, au moment du litige, il faut retrouver à quel fichier se rapportait le « OK ».
Adapté à : quelques BAT par mois, un seul interlocuteur, des documents simples.
2. Les services de transfert de fichiers
Ils règlent le problème de la taille des fichiers. Mais ils ne servent qu’à transporter : pas d’annotation, pas de validation, des liens qui expirent. La discussion repart par e-mail, avec les mêmes limites que la méthode précédente.
Adapté à : envoyer un fichier lourd à l’imprimeur, pas à faire valider un client.
3. Les commentaires dans un lecteur PDF
Le client ouvre le PDF, ajoute des notes et des surlignages, puis renvoie le fichier. Les remarques sont enfin placées au bon endroit. En revanche, il faut que le client sache utiliser les outils de commentaire, chaque relecteur renvoie son propre fichier, et rien ne relie clairement la validation à une version.
Adapté à : des clients à l’aise avec les outils PDF, sur des projets ponctuels.
4. Le logiciel de BAT en ligne
Le client reçoit un lien, ouvre le document dans son navigateur, place ses remarques sur les pages et valide. Chaque nouvelle version garde l’historique des remarques. La validation porte sur une version précise, dont les fichiers sont figés. On parle aussi d’outil de proofing ou d’épreuvage en ligne.
Adapté à : les agences, studios, graphistes et imprimeurs qui envoient des BAT chaque semaine, à plusieurs clients, avec plusieurs relecteurs.
Les critères pour choisir un logiciel de BAT
- Simplicité pour le client : pas de compte à créer, pas d’application à installer, utilisable sur téléphone.
- Annotations précises : épingles, zones, texte à remplacer, pièces jointes.
- Gestion des versions : V1, V2, V3 figées, remarques suivies d’une version à l’autre, comparaison.
- Preuve de validation : identité vérifiée, date, version, empreinte des fichiers, certificat.
- Respect du métier de l’impression : dimensions réelles, fond perdu, avertissement sur les couleurs.
- Plusieurs valideurs : un accord suffit ou tous doivent valider.
- Image de l’agence : logo, couleur, marque blanche.
- Données : hébergement dans l’Union européenne, contrat de sous-traitance RGPD, liste des sous-traitants.
- Prix : adapté au nombre d’utilisateurs et de BAT, sans payer pour les clients.
Validami, le logiciel de BAT pensé pour l’impression
Validami coche ces critères pour les agences, les graphistes et les imprimeurs français : client sans compte, identifié par un code envoyé par e-mail ; annotations sur la page ; versions figées ; relances automatiques ; plusieurs valideurs ; certificat de validation avec empreinte SHA-256 ; marque blanche ; données hébergées en France. La formule Découverte est gratuite (3 BAT par mois), la formule Solo coûte 19 € HT par mois avec des BAT illimités. Voir les tarifs.
Questions fréquentes
Qu’est-ce qu’un logiciel de BAT ?
C’est un outil en ligne qui sert à envoyer un bon à tirer, à recueillir les remarques du client directement sur le document, à gérer les versions successives et à enregistrer la validation finale. On parle aussi de logiciel d’épreuvage ou d’outil de proofing.
Comment choisir un logiciel de BAT ?
Vérifiez que le client n’a pas de compte à créer, que les annotations se posent sur la page, que chaque version est figée, que la validation est tracée et prouvable, que les fichiers lourds sont acceptés, et que les données sont hébergées dans l’Union européenne si vos clients y tiennent.
Peut-on utiliser les commentaires d’un lecteur PDF pour un BAT ?
Oui, pour annoter, mais le suivi reste manuel : chaque client renvoie un fichier commenté, il faut fusionner les remarques, et la validation finale repasse par un e-mail sans lien sûr avec la version.